Softwares para home office: quais valem mais a pena?

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Softwares para home office: quais valem mais a pena?

20/04/2020

Existem muitos softwares que estão ajudando empresas a manterem seus funcionários ativos em home office. Você sabe quais são os melhores softwares para home office?

Separamos para você uma lista com as 10 soluções que facilitam o trabalho colaborativo e a integração entre as equipes. Tudo para tornar esse período de distanciamento social e, consequente esvaziamento dos escritórios, muito mais produtivo. 

Anote agora as ferramentas para home office e saiba quais são as funcionalidades que podem ajudar você e sua empresa a se manterem conectados.

Softwares para home office: quais escolher?

Antes, o trabalho a distância, ou em casa, era encarado como uma exceção. Mas agora, passou a ter um papel de destaque devido à necessidade do distanciamento social para controle do novo coronavírus (COVID-19)

Mas, como garantir que todos trabalhem de forma integrada? Existem softwares que se encarregam de proporcionar:

  • Colaboração mútua; 
  • Acompanhamento de tarefas em tempo real;
  • Comunicação entre as equipes. 

Veja agora quais são os melhores softwares para home office e quais as funcionalidades de cada um. 

Softwares para home office: onde investir

G Suite

O G Suite (antigo Google Apps) é um pacote que reúne diversas ferramentas do Google. A solução é ideal para trabalhos a distância ou home office, pois oferece a possibilidade de colaboração simultânea entre equipes de trabalho. 

Isso acontece, pois o armazenamento de arquivos e documentos é feito na nuvem. Ou seja, podem ser acessados de qualquer dispositivo conectado à internet. 

Saiba quais são algumas das principais ferramentas que fazem parte do G Suite: 

  • Gmail profissional; 
  • Hangouts Chat – para troca de mensagens;
  • Hangouts Meet – para vídeo chamadas; 
  • Drive – espaço para armazenamento de arquivos como documentos, planilhas, formulários e apresentações.

Quem tem uma conta de e-mail particular no Google, pode ter acesso a todas essas ferramentas, mas com algumas limitações quanto à capacidade de armazenamento.

Já as empresas têm a opção de ampliar as funcionalidades e adquirir pacotes que são divididos em três edições. No geral, todos oferecem capacidade de armazenamento e arquivamento ampliados ou ilimitados, além de personalização e controles mais avançados.

Slack

O Slack é uma plataforma formada por canais privados e públicos, nos quais os membros das equipes podem se comunicar e, também, compartilhar arquivos.

Todas as mensagens e documentos ficam armazenados dentro da própria ferramenta e podem ser acessados sempre que necessário, conforme pacote assinado. 

Um dos diferenciais do Slack é que ele pode ser conectado a outras soluções como calendários, redes sociais, ferramentas de gerenciamento de projetos, plataformas de vídeo conferências, entre outros. 

É possível utilizar o Slack gratuitamente com recursos limitados. Já os recursos mais avançados podem ser adquiridos em três opções de planos. 

WhatsApp Business 

O WhatsApp Business é um aplicativo, que pode ser usado além da usual troca de mensagens privadas. Para empresas de pequeno porte, ele facilita a interação com os clientes, automatizando o envio de respostas, além de fazer o envio de fotos e vídeos.

Os recursos da versão business do WhatsApp Business incluem:

  • Criação de perfil comercial com informações como endereço, e-mail e site da empresa; 
  • Etiquetas para a organização dos contatos ou conversas; 
  • Estatísticas de mensagens enviadas, entregues e lidas;
  • Criação de catálogo de produtos e serviços. 

Zoom

O Zoom é uma ferramenta de videoconferências e reuniões online, que pode ser usado por até 1000 pessoas ao mesmo tempo. Uma funcionalidade importante é o armazenamento de todo o conteúdo na nuvem, o que não compromete a memória local dos dispositivos. 

Para home office, o software funciona bem, pois permite que os participantes conversem  via chats durante os eventos. Também possibilita a gravação e o envio das reuniões por e-mail. 

O sistema pode ser usado na versão gratuita ou paga. A grande diferença é que na versão gratuita as reuniões ficam limitadas à duração de 40 minutos e o número de participantes, restrito a 100.

O Zoom pode ser integrado ao calendário do Outlook e do Gmail, o que otimiza o envio de convites para as reuniões.

Hangouts Meet 

O Hangouts Meet (ex-Google Hangouts) é uma plataforma de comunicação disponível para quem possui uma conta de e-mail no Gmail. O sistema faz a troca de mensagens via chat, além de videochamadas, e chamadas telefônicas. 

Pela plataforma também é possível fazer o envio de arquivos e fotos. Pode ser acessado de qualquer dispositivo conectado à internet. 

Skype 

O Skype é uma ferramenta para videochamadas, chamadas de voz e troca de mensagens via chat. Pelo sistema também é possível fazer o compartilhamento de arquivos. 

Além dessas funcionalidades, o usuário pode fazer ligações nacionais e internacionais e enviar SMS para números de telefones convencionais.

O uso do Skype é gratuito para chamadas de áudio e vídeo para grupos de até 50 pessoas. Para demandas maiores, a plataforma oferece planos pré-pagos ou por assinatura. 

Dropbox 

O Dropbox é um serviço para armazenamento e compartilhamento de arquivos. Dentro da plataforma é possível hospedar fotos, vídeos, além de documentos em diversos formatos. 

É um dos softwares para home office mais indicados, pois permite ao usuário o acesso remoto à suas mídias e documentos de qualquer dispositivo com acesso à internet. 

O uso gratuito do Dropbox oferece espaço de armazenagem restrito a 2 GB. Para demandas maiores, é possível fazer a assinatura de planos que ampliam a capacidade de armazenamento, que pode ser ilimitada. 

Quem é assinante também pode ter acesso à recuperação do histórico de versões de arquivos. 

Trello 

O Trello é uma ferramenta colaborativa para o gerenciamento remoto de projetos. Nele é possível criar quadros, listas e cartões para a organização de tarefas, sincronizando o trabalho entre múltiplos times. 

De fácil utilização, em cada um dos cards é possível adicionar informações relevantes para cada uma das atividades. Além disso, permite o registro de uma timeline de recados e de um checklist “to-do” para a orientação de subtarefas. 

O Trello também permite o upload de arquivos e o anexo de links. O sistema pode ser integrado a outras ferramentas que otimizam o fluxo de trabalho como o Slack e Google Drive. 

A ferramenta pode ser usada gratuitamente com funcionalidades limitadas. Para mais recursos, é necessário fazer a assinatura do serviço.

Asana 

O Asana é outra plataforma para gerenciamento de projetos, ideal para sincronizar o trabalho de equipes que estejam à distância ou em home office. O sistema permite criar e administrar tarefas. 

Conta com uma série de funcionalidades para o acompanhamento do status das atividades e a aferição da performance. Para facilitar o desenvolvimento dos trabalhos, permite a integração com aplicativos e ferramentas como Gmail, Dropbox, Trello, Office 365, entre outros.

O Asana pode ser usado gratuitamente com restrições de funcionalidades. Quem precisa de mais recursos tem que fazer a assinatura de um dos pacotes. 

Runrun.it 

O Runrun.it é uma plataforma para o gerenciamento de projetos e de tarefas. Como diferencial, oferece o Smart Time Tracking®, funcionalidade que gera timesheets (planilha de controle de tempo) assim que uma tarefa é iniciada. Isso facilita a medição do tempo dedicado a cada projeto e sua respectiva alocação no local desejado.

A ferramenta trabalha com inteligência artificial que calcula o tempo estimado para a execução das tarefas. A partir disso, permite a configuração de métricas de performance, que podem ser acompanhadas em tempo real. 

Existe uma versão gratuita da ferramenta, que limita o número de usuários e projetos cadastrados. Quem precisar de funcionalidades mais completas precisa assinar o serviço. 

 

Última atualização em 20/04/2020