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Como emitir nota fiscal eletrônica?

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Como emitir nota fiscal eletrônica?

Ninguém gosta de perder tempo com burocracia, embora grande parte dos processos administrativos realizados nas empresas traga uma boa dose de complexidade e, por consequência, de lentidão ao dia a dia. Mas saber como emitir nota fiscal eletrônica é necessário para o funcionamento de diversas empresas.

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Saiba como emitir nota fiscal eletrônica

Contribuindo para a segurança, transparência das informações e agilidade, a Nota Fiscal Eletrônica foi implantada em setembro de 2006 dando fim às emissões impressas que se acumulavam em blocos e mais blocos de notas.

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Com o objetivo de também centralizar o processo, esse então novo formato de emitir digitalmente as notas que documentam as operações de circulação de mercadoria ou prestações de serviços ainda garantiu mais segurança ao contribuinte e controle à Fazenda.

E mais! A emissão eletrônica não só modernizou o modelo até então adotado no país como estabeleceu uma grande mudança nas relações comerciais por um simples motivo: passou a ser obrigatória.

Benefícios da Nota Fiscal Eletrônica

Com o avanço da tecnologia, o processo de emissão de nota fiscal foi se transformando e está cada vez mais digitalizado em todo o Brasil.

Todos os estados e o Distrito Federal já trabalham com a plataforma digital e as prefeituras também estão se atualizando para trabalhar com as versões eletrônicas.

Após uma década da implantação desse formato, observam-se benefícios para todos os envolvidos no processo:

  • O vendedor, que passou e ter as notas arquivadas digitalmente e de fácil acesso para consulta, sem contar que o envio do documento é feito via internet, o que representou uma economia frente aos custos e logística de envio do passado, entre outras facilidades
  • O comprador, que também tem acesso eletrônico ao documento
  • Os órgãos que fazem o controle tributário, que passaram a contar com um documento mais difícil de ser fraudado, que trouxe mais agilidade às verificações que devem ser feitas e também ao intercâmbio das informações entre os Fiscos e que aumentou a arrecadação em virtude da diminuição da sonegação de impostos

Quando foi implantada, a Nota Fiscal Eletrônica era obrigatória para determinados tipos de empresas, mas com o decorrer dos anos mais tipos de negócio passaram a ser elegíveis, incluindo os optantes pelo Simples Nacional – público foco deste guia.

Tipos de Nota Fiscal Eletrônica

Há quatro tipos de Nota Fiscal Eletrônica que são usadas para necessidades específicas, sendo a NEe, tratada neste guia, a nota mais comum utilizada na venda de produtos que precisam pagar Imposto de Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS).

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As demais são: Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e), Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica (NFC-e) e Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e).

Requisitos para emitir Nota Fiscal Eletrônica

Há alguns passos que devem ser seguidos para que a sua empresa esteja apta a emitir Nota Fiscal Eletrônica.

  1. Com a ajuda do seu contador, avalie o perfil fiscal da sua empresa, qual o tipo de enquadramento: MEI, Simples Nacional, etc. Essa informação que determinará o tipo de nota que sua empresa poderá emitir.
  2. Verifique com seu contador também se a sua empresa já tem um certificado digital. Trata-se de um recurso que funciona como a sua identidade, garantindo autenticidade às operações realizadas.
  3. Fique ligado, empresas optantes pelo Simples Nacional, por exemplo, não são obrigadas a cadastrar esse certificado, pois utilizam uma senha web que dá acesso à emissão da nota no site da prefeitura.
  4. É preciso também estar credenciado junto à Secretaria da Fazenda para emitir a nota, trata-se de um cadastro simples.
  5. Contrate um software para emissão da NFe, que nada mais é do que um sistema emissor de NFe. Há inúmeros no mercado e a dica é avaliar a procedência da empresa antes de fazer a escolha: se oferece suporte técnico, quais os principais clientes, entre outras informações.
  6. Os optantes pelo Simples Nacional devem entrar no site da prefeitura para a emissão. Há diversos campos que deverão ser preenchidos e outros que o sistema de emissão automaticamente preenche, como número de NFe, data de emissão, etc
  7. Em São Paulo, por exemplo, basta entrar no sistema com o número do CNPJ e senha web.

É possível nesse momento verificar os dados do emitente como razão social, endereço, etc.

Em seguida, constam os dados do destinatário, o seu cliente, sendo necessário informar aqui o CNPJ ou CPF e demais informações.

Dados necessários para emitir nota fiscal eletrônica

Se a sua NFe refere-se a produtos ou serviços vendidos, cada um deles deverá conter os seguintes campos para emissão (aqui estão mencionados alguns dos mais importantes):

  • Nome ou identificação do produto ou serviço com descrição completa que inclui: marca, modelo, série, tamanho, tudo o que é possível para identificação do item
  • Tipo de unidade vendida (metro, peça, etc.)
  • Quantidade vendida
  • Valor unitário em real
  • Valor total
  • Peso líquido total
  • Peso bruto total
  • Código NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul), que é usado no Mercosul para identificar os produtos dos mais variados gêneros, criando uma classificação padrão para compras e vendas e determinando as alíquotas dos tributos sobre o produto. É possível fazer o download da tabela de NCM no site da Receita Federal.
  • Código CEST (Código Especificador de Substituição Tributária), que uniformiza a tributação dos produtos sujeitos à incidência do ICMS/Substituição Tributária.
  • Tributação (este é um dos mais complexos itens que devem ser avaliados)
  • Origem: pode ser verificada no site da Receita Federal
  • Natureza da operação: venda, transferência, devolução, consignação, etc.
  • Forma de pagamento
  • CFOP (Códigos Fiscais de Operações e Prestações): identifica a natureza da circulação de mercadorias ou das prestações de serviços. O CFOP define se a operação fiscal irá recolher impostos, ou não.
  • Base de cálculo do ICMS
  • Valor total do ICMS
  • Base de cálculo do ICMS ST
  • Valor total do ICMS ST
  • Valor total dos produtos e serviços
  • Valor total do frete: (campo opcional)
  • Valor total do seguro: (campo opcional)
  • Valor total do desconto: (campo opcional)
  • Outras despesas acessórias: (campo opcional)
  • Valor total da NFe
  • Valor aproximado total de tributos federais, estaduais e municipais

Após a emitir a nota fiscal eletrônica, você utiliza o próprio sistema para enviar a nota para o destinatário, tendo a possibilidade de acessá-lo sempre que desejar, imprimir, reenviar, entre outras funções.

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