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Como organizar documentos em 4 etapas

Como organizar os documentos em casa

Como organizar documentos em 4 etapas

Quem nunca se viu perdido em meio a tantos papeis dentro de casa? Ou ansioso justamente por não encontrar o documento que precisava? Por vezes, há uma pilha deles e nem sabemos quais devem ser mantidos. A organização de documentos e comprovantes de pagamentos por meio de arquivos é uma das melhores alternativas para evitar o acúmulo de coisas que você nem sabe se precisa. Ademais, organizar a papelada é também te ajuda a organizar sua vida pessoal e financeira. Veja como fazer.

1. Separe os documentos

Tome coragem e reúna toda essa papelada. Comece separando os papéis realmente necessários em serem mantidos dentro de casa, principalmente, aqueles que envolvem aspectos legais ou tributários.  Exemplo: Certidão de nascimento, Certidão de casamento, Escrituras, Passaporte, Carteira de Trabalho, Títulos do carro, Cartões do INSS, outros documentos legais.

2. Criando categorias

De um lado, coloque apenas aqueles documentos que envolvem Seguros, como seguro de carro, seguro de vida, contratos de plano de saúde, por exemplo. De outro, você pode separar todos os comprovantes e documentos importantes relacionados às finanças, como comprovantes de aquisição de objetos ou aparelhos de alto valor e investimentos realizados.

Separe também a categoria de documentos pessoais. Você pode, ainda, formar uma categoria específica para outros temas, de acordo com sua realidade, como: Ensino – em que irá colocar os comprovantes de pagamento da mensalidade de escolas ou cursos. Ou ainda “Casa”, onde irá guardar comprovantes de pagamento de contas de água, luz, gás, aluguel, condomínio, entre outros.  “Trabalho”, onde poderá separar os holerites recebidos. “Acadêmico”, para diplomas, histórico escolar e comprovante de conclusão de curso. E assim por diante.

3. Forme arquivos

Com as categorias separadas em pilhas, é hora de guardar esses documentos e comprovantes. Há quem separe em caixas organizadoras, em gavetas, maletas arquivos. Uma boa pedida pode ser as pastas sanfonadas. Em cada divisória, você coloca uma categoria diferente. Para ser mais fácil localizar o que é importante. Lembre-se de etiquetar cada divisão com o nome da categoria. Assim, quando precisar retirar algum documento, não precisará tirar todas as coisas do lugar. O mais indicado é que as etiquetas sejam coloridas, para diferenciá-las.

4. Digitalização

Por precaução e cuidado, lance mão da digitalização dos documentos e comprovantes mais valiosos. Pode ser que em algum momento você precise enviar uma cópia do seu RG ou de uma carteira de trabalho enquanto está viajando, por exemplo. Se estão digitalizados e separados em uma pasta em seu e-mail ou nas nuvens, o problema é facilmente resolvido.

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